Аутсорсинг систем офисной печати

1. Простое планирование годового бюджета на документооборот организации.

2. Прогнозирование и контроль затрат на печать благодаря получаемым ежемесячным развернутым отчетам.

3. Упрощение долгосрочного планирования затрат благодаря разработанной концепции оптимизации парка оргтехники и уменьшения затрат.

4. Компания исполнитель, в отличие от разовых ремонтов становиться экономически заинтересованной в правильной бесперебойной работе оборудования.

5. Позволяет сосредоточиться на основных задачах бизнеса, не отвлекаясь на второстепенные проблемы.

6. Возможность использования для печати техники арендованной у Компании исполнителя.

— Позволяет не изымать из оборота значительные суммы для покупки оборудования.

— Упрощает бухгалтерский учет (сокращается инвентарный учет, начисление амортизации, постановка на основные средства, списание, утилизация).

— Не требует складирования и хранения.

— Простая система оплаты услуг.

1. Покопийное обслуживание печатно-копировальной техники Заказчика.

2. Покопийная услуга печати с использованием Заказчиком печатно-копировальной техники «БМС СЕРВИС» без перехода права собственности.

3. Абонентское обслуживание печатно-копировальной техники Заказчика, поставка расходных материалов.

Объем выполняемых работ определяется спецификацией услуг, оказываемых по проектам Покопийного и Абонентского обслуживания печатно-копировальной техники.

При внедрении аутсорсинга систем печати на Вашем предприятии, для достижения наилучшего результата, мы предлагаем разработанный нами план перехода на «Покопийное обслуживание».

А также дополнительные услуги утилизации устаревшей или неработоспособной оргтехники.

1. Объемы печати — чем больше, тем дешевле;

2. Требования по бесперебойности работы оборудования (уровень SLA);

3. Срок, на который заключается контракт;

4. Тип оборудования (черно-белый или цветной, копир, принтер или МФУ);

5. Стоимость оборудования, если оно закупается за счет «БМС СЕРВИС».

Покопийное обслуживание печатно-копировальной техники — услуга, при которой компания «БМС СЕРВИС» обеспечивает полнофункциональное обслуживание и обеспечение копировальной техники Заказчика, а также берет на себя все затраты связанные с ее обслуживанием, ремонтом, обеспечением запасными частями и расходными материалами. Заказчик оплачивает услуги ежемесячно исходя только из фактического количества копий, отпечатанных им за месяц и согласованной цены одной копии (черно-белой и цветной).

Копия — это одна страница формата А4, являющаяся фактическим результатом работы аппарата: распечатанная на принтере, полученная по факсу, скопированная при помощи копира и т.д.

Практически на всех новых моделях печатающей техники (копирах, принтерах, МФУ) установлен счетчик производимых копий (отпечатков). Благодаря этому система покопийных расчетов довольно проста. Сумма затрат по одному аппарату рассчитывается как количество копий за период умноженное на цену одной копии.

В стоимость копии входит:

— Все расходные материалы необходимые для обеспечения бесперебойной работы (картридж, тонер, девелопер, фотобарабан и т.д.).

— Техническое обслуживание печатной техники.

— Все виды ремонта печатной техники.

— Все запасные и ресурсные части и детали к технике.

— Доставка до места эксплуатации аппарата необходимых для работы расходных материалов.

— Бесплатная установка подменных аппаратов в случае долговременного ремонта.

— Бесплатная транспортировка аппаратов в сервис и обратно.

— Консультации по телефону и быстрый сервис в случае возникновения проблем.

— Минимальное время простоя аппарата.

— Минимальное время реагирования на проблему.

— Удобное время планового сервисного обслуживания.

— Превентивный вид сервиса, чтобы исключить внеплановые заявки.

Услуга, аналогичная описанной выше (Покопийное обслуживание печатной техники Заказчика) но при этом Заказчик для изготовления копий использует не собственные аппараты, а технику «БМС СЕРВИС» переданную Заказчику во временную эксплуатацию. В этом случае Заказчик дополнительно оплачивает стоимость аренды печатной техники «БМС СЕРВИС»:

— В виде фиксированной ежемесячной платы за аренду устройства в дополнение к обычной покопийной оплате печати.

— В виде покопийной оплаты печати, предусматривающей печать минимального обязательного количества страниц по специальной ставке и печать остальных страниц по обычной ставке.

Форма взаимодействия при которой Заказчик может выбрать либо отдельный вид услуг, либо весь комплекс услуг по поддержке печатной техники:

— Поставка расходных материалов (новые картриджи, заправка и регенерация картриджей).

— Техническое обслуживание печатной техники.

— Ремонт печатной техники.

— Оплата услуг производится ежемесячно исходя из видов, количества и стоимости фактически оказанных услуг.

1. Поставка оригинальных или лицензионных расходных материалов.

2. Заправка / регенерация (восстановление) картриджей Заказчика.

3. Услуга «вечный картридж» — замена отработанного картриджа на рабочий (новый/заправленный/регенерированный).

4. Хранение и доставка расходных материалов.

5. Постоянный мониторинг наличия запасного фонда расходных материалов;

6. Расчет количества расходных материалов и формирование подменного фонда, который будет обеспечивать необходимый резерв для бесперебойной работы оборудования Заказчика в интервале между заменами.

7. Устранение дефектов товара/услуги осуществляется исполнителем за свой счет.

8. Предоставление ежемесячного отчета по замене / заправке картриджей.

1. Диагностика и тестирование оборудования.

2. Профилактические работы, предусмотренные технологическими картами производителей оборудования.

3. Проверка целостности оборудования.

4. Предоставление ежемесячного отчета по проведенному ТО аппаратов, их состоянию и требуемым дополнительным мероприятиям.

1. Мелкие и средние ремонты, производимые по месту локации оборудования.

2. Средние и сложные ремонты, производимые в сервисном центре «БМС СЕРВИС».

3. Предоставление подменного фонда на время ремонта оборудования.

4. Доставка оборудования в сервисный центр для проведения ремонта и обратно силами «БМС СЕРВИС».

5. Стоимость запасных частей:

— включается в стоимость услуг (при покопийном обслуживании и т.п.);

— согласовывается с Заказчиком дополнительно по факту.

6. Контроль за ходом ремонта в случае проведения ремонтных работ в сервисном центре стороннего провайдера.

7. Предоставление Актов технического обследования оборудования с последующей возможностью его списания Заказчиком.

8. Предоставление ежемесячного отчета по ремонтам с детализацией состояния, сроков выполнения, типам и т.д.

1. Аудит парка печатной техники.

1.1. Инвентаризация оборудования.

1.2. Классификация оборудования:

1.2.1. по моделям;

1.2.2. по типам;

1.2.3. по характеристикам;

1.2.4. по техническому состоянию оборудования;

1.2.5. по времени эксплуатации;

1.2.6. по наработанному ресурсу.

1.3. Картография используемого оборудования.

1.4. Анализ потоков и объемов печати.

2. Отчет по результатам инвентаризации. Предложения по повышению эффективности и экономичности использования и обслуживания существующего оборудования.

3. Ремонт и профилактические работы с оборудованием (если в этом есть необходимость).

4. Формирование склада резервных расходных материалов и запасных частей под обслуживаемый парк печатающей техники.

5. Составление и согласование плана профилактического обслуживания техники и проведения работ по замене узлов, ресурс которых исчерпан.

6. Плановая работа с предоставлением развернутых ежемесячных отчетов отображающих все произведенные работы и количество напечатанных копий на аппаратах.

7. Разработка концепции постепенной оптимизации парка оргтехники и уменьшения операционных затрат (OPEX) на систему печати на ближайшую перспективу (1 год) и дальнейшую перспективу (до 5 лет). Концепция включает:

7.1. Проект стандартизации оборудования (производитель, тип, подразделение, цель использования).

7.2. Проект оптимизации потоков печати.

7.3. Предложения по внедрению автоматизированной системы контроля, управления и разграничения прав доступа.